Bookings ist eine Termin- und Kalender-Lösung mit nahtloser Integration in Microsoft Teams und Outlook. Bei Bookings dreht es sich um eine Lösung, die es Firmen ermöglicht, ihre Dienste, Termine sowie Kalender online darzustellen und zu führen. Bzw. anders gesagt: Über Microsoft Bookings lassen sich einfach Termine buchen oder vorbestellen. Für wen der Service spannend ist, was Bookings im Detail kann und ob das Tool DGSVO-konform ist, alles das erfahren Sie in diesem Artikel.
Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleineren sowie mittelständischen Unternehmen ebenso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder Behörden ermöglicht, Online-Buchungen für Serviceleistungen und Termine anzubieten, entgegenzunehmen und zu organisieren. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium- als auch in Enterprise-Paketen inkludiert und integriert sich übergangslos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Unternehmen ihre bereits in Gebrauch befindlichen Lösungen ebenso bei Verwendung von Bookings einfach weiternutzen können.
Einer der Gründe, die Microsoft Bookings so beliebt macht, ist die Tatsache, dass es Unternehmen ermöglicht, ihren Klienten einen Self-Service zu bieten.
Das heißt: Kunden können via Microsoft Bookings ganz einfach und schnell online einen freien Terminslot reservieren, anstatt sich an einen Mitarbeiter zu wenden, der ihren Termin manuell eingeben muss. Dies spart Zeit und Kosten – und das auf beiden Seiten!
Als User lassen sich in Bookings ziemlich selbsterklärend Kalender erstellen und Teammitglieder oder neue Termintypen hinzufügen, zu welchen sich anschließend einzelne Termine erstellen lassen. Die Verfügbarkeit anzeigen, Buchungsbestätigungen verschicken, Erinnerungen per E-Mail senden und vieles mehr gehört dabei zu den Standard-Funktionen. Finden die geplanten Termine online via Microsoft Teams statt, können die Personen ganz mühelos wie gewohnt per Telefon oder Desktop beitreten.
Fallbeispiel gefällig? Das ist die beispielhafte Buchungsseite einer Universität, bei welcher man Informations- und Beratungs-Termine im Netz buchen kann.
Microsoft Bookings: Was kann das Online-Reservierungstool?
Microsoft Bookings liefert die folgenden Funktionen:
Wie ist das mit dem Datenschutz?!
Der Schutz von Daten ist für Microsoft immer von höchster Relevanz – so auch bei ebenjener Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden verschiedene personenbezogene Daten, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer, Anschrift oder eventuell sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet. Für die Ersteller der Formulare, demzufolge die Firmen, die Bookings verwenden, gilt dabei gemäß DSGVO, dass diese das Prinzip der Datensparsamkeit einhalten müssen. Das bedeutet, dass nur die wirklich benötigten Daten erhoben werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Bezahlung in bar im Salon daher nicht zulässig. Was verlangt werden darf, sind ausschließlich die wirklich nötigen Daten, um etwa einen Kunden anrufen zu können oder ihm den eben gebuchten Termin zu bestätigen. Das Alter beispielsweise dürfte daher kein Pflichtfeld sein, wenn es darum geht, einen Friseurtermin zu machen.
Technisch gilt: Nachdem ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die darin vorhandenen Daten an Microsoft übertragen. Microsoft sagt zu, keinerlei personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzuleiten, es sei denn, es ist gesetzlich vorgeschrieben oder es wird die ausdrückliche Bestätigung des Kunden eingeholt. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargelegt, aus welchem Grund eine Datenweitergabe abgelegen der EU nicht ausgeschlossen werden kann, was datenschutztechnische Gefahren bringt.
