Heutzutage verändert sich das implizite sowie explizite IT-Wissen ständig. Belastend kommt dazu, dass das wertvolle IT-Wissen zunehmend in verschiedenen Formen und an unterschiedlichen Orten aufbewahrt wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder auch in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Vor allem in Hinsicht auf den demografischen Umbruch ist es für Betriebe notwendig, eine optimal intakte IT-Wissensmanagementstrategie einzurichten. Denn nur so können sie sichergehen, dass spontane und nötige Entscheidungsgrundlagen nach wie vor zur rechten Zeit gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, erfahren Sie in dem nachfolgenden Beitrag.
Kaum ein anderes Ereignis hat heute so zahlreiche und langanhaltende Auswirkungen auf die Unternehmen, wie der demografische Wandel. Zum einen führt er zu einem Defizit qualifizierter Nachwuchskräfte und Fachkräfte. Zum anderen steht er für massive Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten sowie das altersbedingte Ausfallen vieler Mitarbeiter*innen aus dem Arbeitsleben. Die Resultate einer aktuellen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird die Lücke mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Facharbeitern ihren Höhepunkt erlangen. Vor diesem Hintergrund ist es für Betriebe unerlässlich, das kostbare Wissen der Wissensträger strukturiert festzuhalten wie auch die nachfolgenden Mitarbeiter*innen damit zu qualifizieren – im Besonderen im IT-Bereich.

Ein erprobtes Medium hierfür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: Was bedeutet der Begriff IT-Wissensmanagement?
Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden alle strategischen wie auch operativen Aktivitäten eines Betriebs gefasst, welche einen Erwerb, die Benutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen optimieren.
Dabei werden zwei Formen von Know-how unterschieden: explizites und implizites IT-Wissen.
  • Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes wie auch reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder etwa Berichte.
  • Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen hingegen dreht es sich um Wissen, das auf der Eingebung, den Erfahrungen und dem Können bestimmter IT-Facharbeiter basiert. Daher ist es nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und entsprechend schwierig reproduzierbar bzw. kopierbar, wie etwa das Wissen einer komplexen Problembehebung einer Computersoftware.
Entsprechend zu diesen beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.
  • People-to-Document-Strategie: Dabei handelt es sich um ein Verfahren, welches eine generelle Verfügbarmachung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit geringerem Komplexitätsgrad sowie einer längeren Laufzeit an.
  • People-to-People-Strategie: Im Unterschied dazu befasst sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem lukrativen Einsatz von IT-Wissen im Unternehmen. Diese Vorgehensweise ist vorrangig für umfangreiches Expertenwissen geeignet.

Welche Aufgaben umfasst das IT-Wissensmanagement!

Der kluge Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist heute ein erfolgskritischer Faktor für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in denen sich das IT-Wissen begründet durch die unaufhaltsame Digitalisierung sowie globale Vernetzung rasanter verändert, sind Werkzeuge wie auch Methoden des IT-Wissensmanagements agiler gemacht worden. Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinsamen Wissensdatenbanken bestand wie auch die Aufgabe hatte, diese einzurichten und zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute entscheidend mehr Tätigkeiten. Hierzu zählen:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Analyse sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Die Absicht ist es, eine Aufstellung sämtlicher internen und externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Unternehmens zu erhalten.
2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit der Entwicklung von neuem IT-Wissen in Unternehmen, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, leistungsfähige digitale Tools oder innovative didaktische Ansätze. Das Ziel ist es, das IT-Wissen dauerhaft ins individuelle Unternehmen zu holen und sich einen Markt- bzw. Wettbewerbsvorteil zu besorgen.
3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb dreht es sich darum, neues IT-Wissen nicht intern zu erarbeiten, sondern extern zu erlangen, beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider. Das Anliegen ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um etwa künftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.
4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung befasst man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgemacht werden können, um das schon existierende IT-Wissen optimal zu verbreiten.
5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung beschäftigt sich mit der Thematik, wie das vorhandene IT-Wissen optimal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu verringern.
6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Aufgabengebiet eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise sogar über einige IT-Arbeitnehmer*innen-Generationen hinweg zu sichern, zu aktualisieren sowie besonders vor Datenverlusten und internen und externen Angriffsversuchen zu schützen.
7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Qualität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu bewerten.

IT-Wissensmanagement: Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagements!

Es gibt mittlerweile eine Menge verschiedener Ausführungen von IT-Wissensmanagementsystemen auf dem Markt, die das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Bekanntesten zählen:

• das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

Die Vorteile von IT-Wissensmanagementlösungen!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem echten Gehirn. Der wesentliche Gegensatz besteht jedoch darin, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Know-how vieler Köpfen bildet und dem Unternehmen somit viele Vorteile und Chancen bietet.

Hierzu zählen beispielsweise:
• volle Klarheit plus den Überblick über die Kenntnisse und das IT-Wissen aller Arbeitnehmer*innen
• nachhaltige Aufzeichnung, welche Erfolge und Misserfolge deutlich erkennbarer macht
• frühzeitige Ausmachung von Möglichkeiten und Gefahren
• verbesserte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Kommunikation angesichts einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• optimierter Kundenservice sowie Qualitätssteigerung
• Wachstum der Kundenzufriedenheit angesichts optimierter IT-Produkte und IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market dank eines inneren IT-Wissensmanagements
• Umgehung von Doppelarbeiten dank zentraler Gruppierung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices und Antworten für alle IT-Experten

• Potenzierung von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement lohnt sich!

IT-Wissensverlust kann Betrieben teuer zu stehen kommen. Kein Wunder daher, dass der Gebrauch von leistungsfähigen IT-Wissensmanagementsystemen mit der zunehmenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Relevanz gewinnt. Eine umfassende und gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Betrieben die Chance, das geballte IT-Wissen ihrer Arbeitnehmer*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – doch ebenso zu messen und zu bewerten.

Möchten auch Sie mit leistungsstarken IT-Wissensmanagement-Tools den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs verbessern und somit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten verkleinern? Oder haben Sie noch Anliegen zum Thema? Kontaktieren Sie uns.