Knowledge Foundation @ Reutlingen University: Task Force bringt die KFRU über Nacht wieder ans Netz

Knowledge Foundation @ Reutlingen University plötzlich von der Außenwelt abgeschnitten. In der Wissensvermittlung und der IT ist die gemeinnützige Weiterbildungsstiftung immer einen Schritt voraus.

Dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus – das hat sich die Knowledge Foundation @ Reutlingen University (KFRU) auf die Fahnen geschrieben. „Die KFRU steht für Premium Weiterbildung in Wachstumsfeldern. Unser Angebot ist hochwertig, dennoch wollen wir stets einen Schritt vorausdenken“, sagt Daniel Geigis, Geschäftsführender Vorstand. Das gilt sowohl für das Portfolio der Wissensvermittlung als auch für die IT-Infrastruktur der gemeinnützigen Weiterbildungsstiftung der Hochschule Reutlingen. Deshalb hat sich die KFRU im vergangenen Jahr dazu entschieden, bei der IT die neuesten Marktchancen zu nutzen. „Wir waren in diesem Bereich zwar bereits gut aufgestellt, wollen uns aber noch weiter verbessern“, so Geigis. Angesichts der zeitlichen Rahmenbedingungen eine mehr als anspruchsvolle Aufgabe, für die er mit KAISYS.IT den perfekten Partner fand. Schnell, agil, modern – genauso, wie die KFRU. Fristgerecht wurden die Lizenzen beim bisherigen IT-Dienstleister zum Laufzeitende gekündigt – und dann folgte eine böse Überraschung.

Es war an einem Abend im Dezember 2020, kurz nach 18 Uhr. Der bisherige IT-Dienstleister schickte Daniel Geigis eine E-Mail, dass entgegen des bestehenden Vertrages die Kündigung nicht zum Laufzeitende greift, sondern der Anbieter dies per Mitternacht fällig stellt. Geigis traute seinen Augen nicht, las die Mail ein zweites Mal. Stimmt, das stand da. Sofort rief er bei KAISYS.IT an – mit dem Pfullinger IT-Systemhaus hatte er damals bereits einen neuen Vertrag geschlossen. Auch KAISYS.IT war über dieses Vorgehen mehr als überrascht und stimmte mit der Knowledge Foundation das weitere Vorgehen ab.

Agiles Handeln gefragt

Jetzt war agiles Handeln gefragt, damit die Weiterbildungsstiftung der Hochschule Reutlingen am nächsten Tag nicht von der Außenwelt abgeschnitten ist. „Wir haben umgehend eine Task Force gebildet, mit Microsoft Kontakt aufgenommen und sofort mehrere neue Lizenzen freigeschaltet. Diese haben unsere Experten dann bis spät in die Nacht konfiguriert, programmiert, ausgerollt und integriert – am nächsten Morgen lief das System wieder. Telefonisch standen wir permanent in Kontakt mit Herrn Geigis“, erinnert sich KAISYS.IT-Geschäftsführer Kai Müller an die außergewöhnliche Aktion. Die auch den Geschäftsführenden Vorstand der KFRU beeindruckt und darin bestätigt hat, dass die Entscheidung für KAISYS.IT goldrichtig war.  „Wir stehen jederzeit in der Verantwortung für unsere Kunden und wollen, dass sie gegenüber ihren Wettbewerbern immer eine Nasenlänge voraus sind. Das gilt für neue Projekte ebenso wie für den laufenden Support.“

Solche Über-Nacht-Aktionen sind zum Glück nicht die Regel, wenn KAISYS.IT Kunden in der IT-Welt updated. In diesem Fall hat sich als vorteilhaft erwiesen, dass die IT-Spezialisten bereits ein ausgereiftes Konzept für die Knowledge Foundation @ Reutlingen University ausgearbeitet hatten und dadurch extrem schnell reagieren konnten. Seit Dezember 2020 unterstützt KAISYS.IT die IT-Infrastruktur der KFRU, Daniel Geigis und seine Mitarbeiter sind absolut zufrieden.

Insbesondere den Bereich CRM-Kundendatenbank hatte die Knowledge Foundation @ Reutlingen University im Blick. Durch die Programmierung verschiedener Optionen im ERP-System sind Prozesse jetzt automatisiert, was auch den Kunden Vorteile bringt. Mit Microsoft Dynamics können die Teilnehmer der KFRU jetzt beispielsweise eine E-Mail Adresse „@weiterbildung-reutlingen-university.de“ nutzen, mit der sie sich ohne Aufwand für zusätzliche Angebote anmelden. Das ist absolut komfortabel und automatisiert – und ermöglicht den Mitarbeitern noch effizienteres Arbeiten.

Bessere Leistung für weniger Geld

Zugleich verbessert die KFRU den Service für die Teilnehmer: KAISYS.IT hat die KFRU bei Microsoft als Bildungspartner etabliert. Teilnehmer können sich mit der hinterlegten Domain bei Microsoft mit wenigen Klicks anmelden und erhalten obendrein noch die Lizenzen gratis. Sogar die Knowledge Foundation @ Reutlingen University spart dank KAISYS.IT richtig Geld. Als Microsoft Bildungspartner erhält die Einrichtung alle Lizenzen erheblich günstiger als bisher. „Somit haben wir sofort die Rückerstattung für unsere bisherigen Lizenzen bekommen. Jetzt haben wir eine noch bessere Leistung als bisher und bezahlen weniger. So amortisieren sich die Kosten für die Umstellung relativ schnell“, betont Daniel Geigis. Wenn das mal kein echter Mehrwert ist.

Mit den Möglichkeiten, die Microsoft 365 bietet, ist die gemeinnützige Weiterbildungsstiftung der Hochschule Reutlingen wieder einmal den entscheidenden Schritt voraus. Daniel Geigis denkt bereits an die nächsten – etwa die Integration weiterer Dienste, die Einrichtung hybrider Klassenzimmer oder die Zusammenführung verschiedener Cloud-Lösungen. „Gemeinsam mit den Experten von KAISYS.IT überlegen wir jetzt, wie wir die IT-Landschaft weiter bündeln können“, so der Geschäftsführende Vorstand. Die gemeinsame Reise, die mit einer Über-Nacht-Aktion begann, geht also weiter.

Über die Knowledge Foundation @ Reutlingen University

Aus unternehmerischer Weitsicht heraus und mit Rücksicht auf die Bedürfnisse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern hat die Hochschule Reutlingen im Jahr 2008 mit der Knowledge Foundation (KFRU) ihre eigene Weiterbildungsstiftung ins Leben gerufen. Heute ist die KFRU einer der wichtigsten Anbieter für nebenberufliche Masterstudienprogramme in Deutschland. Sie ergänzt das Portfolio der Hochschule Reutlingen und deckt berufsbegleitend ein breites Spektrum ab: von Bachelor- über Master- und MBA-Programme bis hin zu Fach- und Führungskräftetrainings. Durchschnittlich zählt die KFRU rund 500 Studierende im Jahr.

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