Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das Firmen dabei behilflich ist, Tätigkeiten und Projekte besser zu planen und zu verfolgen. Es ist einfach zu betätigen und gestattet es, die Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Cloud-Software-Methode attraktiv ist, was der Microsoft Planner genau kann und ob sie DSGVO-konform ist, erfahren Sie in diesem Text.
Teamarbeit simpel gemacht: Das ist die Absicht von Microsoft Planner. Das Programm gibt den Usern eine Möglichkeit an die Hand, mit welcher sie die Zusammenarbeit und alle anfallenden Aufgaben bequem organisieren wie auch überblicken können. Mit Planner kann ein Team mühelos neue To-dos erstellen, Aufgaben sortieren sowie zuordnen, Dateien freigeben, gegenwärtige Tätigkeiten im Chat besprechen und sich über Fortschritte auf dem Laufenden halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten erstellen, zuordnen sowie beobachten. Ebenso lassen sich Notizen und Anhänge ergänzen, um die Tätigkeit noch besser zu organisieren.
Den Microsoft Planner zu verwenden ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen zu verbessern. Es ist ein simples sowie intuitives Tool, das jedem Team helfen kann, Aufgaben zu konzipieren, zu organisieren wie auch zu beobachten. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Leistungen in strukturierte Listen einteilen wie auch Fälligkeitsdaten bestimmen, die User immer klar im Blick haben und noch dazu an deren Einhaltung sie über individualisierbare Nachrichten erinnert werden.
Microsoft Planner ist für alle Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Das Programm ist verfügbar sowohl für Windows wie auch für Mac, als Web-Anwendung für den Browser und auch für mobile Endgeräte (Android & iOS).
Die Funktionen von Microsoft Planner im Check:
Für wen ist Microsoft Planner geeignet?
Ist Microsoft Planner an und für sich das gleiche wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Auf keinen Fall. Microsoft To-Do ist genauso eine Software-Option von Microsoft, in der Tat ist diese eher als einfache To-Do-Liste für Einzelpersonen passend. To-Do ist in dessen Komplexität sowie in dessen Features deutlich weniger umfangreich und außerdem nicht für Gruppenarbeit geeignet. Der Microsoft Planner dagegen ist perfekt tauglich für Projekte von kleineren bis mittelgroßen Teams. Für hochkomplexe Projekte und besonders große Projektteams bietet es sich womöglich eher an, die Option Microsoft Project Online einzusetzen, weil der Planner dort irgendwann an seine Grenzen stößt.
Microsoft Planner begünstigt im Übrigen agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop hin- oder herschieben lassen. Sein volles Potential bringt die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen kann Planner eine Chance sein, die Produktivität zu erhöhen und die Kommunikation im Team signifikant zu optimieren.
Ist der Planner von Microsoft datenschutzkonform?
Wer darüber nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabentool einzusetzen, ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ohnehin bereits Microsoft 365 Benutzer und hat sich mit den dadurch einhergehenden Datenschutzthematiken auseinandergesetzt. Für alle 365-User, welche sich dem Thema DSGVO bis jetzt nicht gewidmet haben, sei an dieser Stelle klar angemerkt, dass sie das schleunigst machen sollten, da ein Einsatz von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht zwangsläufig rechtens ist nach europäischem Recht.
Wir raten allen Microsoft 365-Usern unbedingt eine Risikobewertung zu machen und zudem im Hinblick auf den Datenschutz eine strenge Anpassung des Services vorzunehmen. Soll heißen: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, welche Sie nicht zwingend benötigen. Und, was durchaus schwieriger, doch wesentlich notwendiger ist: Deaktivieren Sie alle Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden.
