Evernote, Apple oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es mittlerweile viele. Aber gibt’s da auch etwas von der Firma Microsoft? Aber sicher: Die Applikation Microsoft OneNote.  Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Dokumente oder Dateien unkompliziert und flink zu deponieren, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote von Microsoft ist eine Möglichkeit zur Ablage sowie Organisation von Notizen. Mit dieser benutzerfreundlichen Applikation lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Ort zentral sammeln und zeitgleich übersichtlich verwalten. OneNote ist quasi ein elektronisches Notizbuch. Es lässt sich in Abschnitte sowie Seiten kategorisieren – also vom Prinzip her recht analog wie ein Notizbuch aus Papier. In der Tat gestattet die elektronische Ausführung des Notizbuchs auch ein Ordnen, Steuern sowie Suchen und vereinfacht die Arbeit dabei enorm. In OneNote lassen sich spontan auf die Schnelle Einfälle oder To-dos hinzufügen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote ebenfalls mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen tätig sein – ein Feature, das besonders beim Gebrauch in Betrieben extrem hilfreich ist.

Damit man den Überblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder auch Audionotizen, Onlinevideos sowie andere Medien einbinden – ganz automatisch mit einer richtigen URL ausstatten, wenn man Beiträge aus dem Web einfügt.

OneNote ist im Übrigen kostenfrei nutzbar, wobei Office-365-Kunden von weiteren Funktionen wie der Outlook-Integration, der Versionsverwaltung sowie der Hilfestellung von Microsoft SharePoint profitieren. Der elektronische Notizblock ist aber keinesfalls nur für Windows erhältlich, sondern ebenso als App für iOS und Android sowie auch für macOS – angesichts dessen hat man stets alle Notizen allseits griffbereit und eventuell auch synchron, sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist. Bei aktivierter Cloud-Synchronisation zu OneDrive spielt es keine große Rolle, ob man eine Notiz vom Windows-PC, dem Smartphone oder einem Mac einsieht oder bearbeitet – es ist immer alles in gleichem Zustand.

Aufgepasst: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert werden – es kann aber kostenfrei im Netz heruntergeladen werden.

Was kann OneNote im Business-Einsatz?

Während sich im privaten Bereich mit OneNote perfekt Kochrezepte, Einkaufslisten oder To-do Listen für die Familienbande erstellen und verwalten lassen, kann OneNote auch im Betrieb extrem praktisch sein. Primär dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Daten zugreifen müssen – also eigentlich ständig –, bringt die Notiz-App OneNote eine ideale sowie kostenfreie Möglichkeit. In OneNote lassen sich Arbeiten, Inspirationen, Protokolle sowie etliches mehr übersichtlich strukturiert abspeichern. So ist beispielsweise das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote denkbar. Aber auch beim Gebrauch in Projekt-Teams kann OneNote punkten. Für eine automatische Synchronisation und eine gemeinschaftliche Bearbeitung im Team ist allein eine Netzwerkfreigabe oder die Abspeicherung in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive erforderlich.

Grundsätzlich gibt es in OneNote stets diese Form: 

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Bedeutet: Der „Notizblock“ OneNote, der alles umfasst, ist in verschiedene Abschnitte mit Unterabschnitten unterteilt, die wiederum jeweilig mehrere Seiten enthalten können. Das kann man sich recht ähnlich wie ein Heft aus Papier vorstellen, in dem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel sowie einzelne Seiten gibt.
Microsoft-Nutzer profitieren beim Einsatz von OneNote damit, dass OneNote sich übergangslos in alle anderen Produkte der Office-Palette einfügt. So lassen sich Informationen aus Word zum Beispiel in Sekundenschnelle zu OneNote übertragen.

Was ist sonst noch essenziell zu wissen zu OneNote?

• Einzelne Abschnitte lassen sich bei Bedarf mit einem Passwort ausstatten und auf diese Weise durch den unbefugten Zugriff von Dritten schützen.
• Man kann Notizen untereinander vereinen.
• Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Damit können ebenfalls Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien „verstecken“, über eine Suche ermittelt werden.
• OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, welche auf einem Tablet als handschriftliche Notizen angefertigt werden.
• Notiz-Seiten in OneNote sind unbegrenzt groß. Aber Achtung: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn nötig.

Maximale Effizienz bei der Arbeit mit der Notiz App OneNote – diese fünf Tipps machen es möglich

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz gleich, ob OneNote geöffnet ist oder nicht: Drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot machen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festsetzen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) – einfach nur noch auf „An den ausgewählten Speicherort senden“ und schon ist der Screenshot im Notizbuch an genau dieser Stelle, wo man ihn benötigt.
2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich ebenfalls Audioaufzeichnungen anfertigen – äußerst praktisch beispielsweise in diesem Fall, wenn Meetings erfolgen, an welchen nicht alle partizipieren können. Ebenso eine super Funktion, wenn einem mitten bei der Autofahrt Ideen in den Kopf kommen, welche man nicht verbummeln will, die man aber in diesem Augenblick nicht zu Papier bringen kann.
3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Das Beste an Audioaufnahmen in OneNote: Sie lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, muss diese Funktion einmal aktiviert werden: Dazu im Menü auf „Datei“ klicken und darauffolgend „Optionen“ auswählen. Als nächstes „Audio und Video“ wählen und dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ ankreuzen. Mit „OK“ bejahen, erledigt.
4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind viele von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher sowie einfacher machen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Per Windows+Alt+N kann man besonders schnell ein kleineres Notizfenster öffnen, ganz ohne gleich die gesamte OneNote App zu öffnen – ideal, um sich, während man an was arbeitet, gleichzeitig einfach Notizen zu machen. Microsoft hat auf folgender Internetseite sämtliche Shortcuts für OneNote aufgeführt zum Nachschauen: https://support.microsoft.com/de-de/office/tastenkombinationen-in-onenote-44b8b3f4-c274-4bcc-a089-e80fdcc87950

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N kann man auf schnellstem Wege eine neue Notiz erstellen. Hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein. Solche „Notizen auf die Schnelle“ sind im Grunde wie Post-its. Sie werden im Standard-Notizbuch unter dem Abschnitt „nicht abgelegte Notizen“ gespeichert und lassen sich von da an den korrekten Ort schieben, wenn nötig. Optional kann man den Standard-Speicherort ebenso in den One-Note-Optionen unter dem Teil „Speichern und Sichern“ individuell einrichten.

Zum Abschuss sei noch gesagt, dass der Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Kunden mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – besser gesagt in Deutschland selbst – gespeichert. Das kann man auf der Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland besitzen, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Wenn möglich, ist es ratsam, die Daten aus OneNote statt in der Microsoft-Cloud lieber im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen innerhalb des Unternehmens Zugang zu erlauben (Vorsicht: An Backups denken!). Bei Speicherung der Daten in OneDrive Cloud ist darauf zu achten, dass keine empfindlichen Daten wie Passwörter oder Bankdaten in OneNote abgelegt werden. Für schützenswerte Daten im Allgemeinen raten wir, die in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!