Die Corona-Epidemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor aller Zeiten. Während im November 2019 rund 20 Millionen täglich die Kollaborationssoftware MS Teams verwendeten, wuchsen die Werte ab März 2020, somit ab Anfang der im Grunde global geltenden Pflicht oder Ratschlag zum Home-Office, kontinuierlich rasant an. Etwa ein Jahr danach, im April 2021 verzeichnete die Plattform sage und schreibe 145 Millionen Nutzer tagtäglich – ein in der Tat explosionsartiger Zuwachs. Doch warum hat die Plattform eigentlich durch die Etablierung des Home-Office so sehr profitiert? Über welche Funktionen verfügt Teams? Und ist die Teamlösung eigentlich zuverlässig?

Microsoft Teams ist eine Software, welche kleine wie auch größere Personengruppen oder auch Bereiche dabei unterstützt, leistungsfähig und transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Programm ist also eine Gesprächs-, Aufgaben-, Besprechungs- sowie Termin-Plattform in einem. Alle in MS Teams geteilten Daten sind stets sämtlichen Gruppenmitgliedern (gemäß deren Berechtigungen) zur Verfügung und lassen sich wesentlich bearbeiten sowie im Sinn der Durchsichtigkeit von allen kommentieren. Mit Teams ist es möglich, miteinander im Team an Dokumenten zu arbeiten, Video- wie auch Telefonkonferenzen zu tätigen darüber hinaus zu chatten – ob 1:1 oder in Personengruppen (https://www.microsoft.com/de-DE/microsoft-teams/group-chat-software). Damit erläutert sich auch, warum MS Teams während der Corona-Pandemie sowie der hierdurch verursachten Arbeit aus dem Home-Office raus solcherart starken Andrang an neuen Anwendern hatte: Die Computersoftware hat absolut alles, was man benötigt, um als Team digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 erschienene Software empfiehlt sich im Zuge dessen im Übrigen für alle Unternehmensgrößen – vom Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was ein weiterer Erfolgsfaktor dieses Kollaborationstools wäre.

Microsoft Teams ist Baustein der Abonnements von Microsoft 365. Verfügbar ist MS Teams für Windows, macOS sowie Linux ebenso wie iOS und Android – es läuft schließlich sowohl auf PCs als auch mittels mobiler App auf Smartphones und Tablets.

Microsoft Teams – Ein Hub für die Teamarbeit

Die Bezeichnung der Computersoftware lässt es bereits annehmen – Teams sind bei der gleichnamigen Microsoft-Software ganz klar im Vordergrund. Diese Teams können Bereiche oder Projektteams sein, welche lang, mittel- oder nur spontan existieren. Nebst Teilnehmern aus dem individuellen Unternehmen können zudem externe Individuen Teil eines solchen Teams sein, wie Dienstleister, Partner oder auch Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen solche Einheiten in Microsoft Teams, offen und geschlossen sein – offenen Gruppen kann jeder beitreten, zu ungeöffneten Gruppen erhalten Sie nur Zutritt, wenn ein Nutzer der Gruppe Sie auffordert.

Zusätzlich zu Gruppen gibt es in Teams auch Kanäle – dies sind jene Orte, an denen Gruppen sich austauschen, Dokumente wie auch Notizen ablegen, Termine einrichten wie auch vieles mehr. Innert der Kanäle findet folglich im Grunde die tatsächliche Arbeit statt. Jeder Anwender, welcher einen Kanal abonniert hat, wird unaufgefordert über Neuigkeiten innerhalb dieses Kanals auf dem Laufenden gehalten. Erwähnt (sog. taggen) ein Nutzer eine spezielle Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird diese obendrein zusätzlich informiert.

Um nahtlos mit den sonstigen Tools der Microsoft-Familie arbeiten zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote sowie Access mühelos einfügen. Eine nahtlose Einbindung ist jedoch nicht nur an Programme aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch andere Dienste wie YouTube, Wikipedia oder Twitter können Sie in Teams einfügen, um bloß einige der aktuell über 50 Apps und Konnektoren zu nennen.

Man kann folglich via Teams sämtliche Dokumente in Echtzeit miteinander modifizieren und muss keinerlei Dokumente mehr hin- und hersenden, weil diese zentral an einer Stelle für alle zugreifbar gespeichert sind. Als Ablageorte für Dokumente sind standardmäßig SharePoint und OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich aber auch problemlos andere Cloud-Plattformen wie Google Drive oder Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dateien, die innerhalb der Teams-Anwendung gepostet und bearbeitet werden.

Obendrein zu den Kanälen gibt es Chats, in welchen sich zwei oder auch mehr Benutzer austauschen können. Weil sich Chats zudem mit Anhängen befüllen lassen, Sie Fotos senden und sogar Dringlichkeitsstufen wählen können, macht die Chat-Besonderheit von Microsoft Teams interne E-Mails in Unternehmen komplett unnötig.

Der in Teams eingebundene Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen und Events im Auge zu behalten und zu organisieren. Für maximalen Service sind Outlook-und Teams-Agendas immer automatisch synchron plus ein Einladen zu Teams-Meetings ist direkt aus Outlook raus möglich.

Mit der Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Konferenzen festlegen wie auch durchführen. Im Zuge dessen ist selbstredend zudem ein Teilen des Displays realisierbar, wie Sie es vielleicht von Skype oder auch Zoom kennen. Ebenso sind die Möglichkeiten Chat, Handzeichen sowie solch eine Aufnahme des Calls möglich. Teams verfügt zudem über ein innovatives Highlight: Es ist eine automatische Transkription der Besprechung möglich.

… und damit Sie stets über all das, was in Teams geschieht, auf dem Laufenden sind, gibt es den Newsfeed. Das Design erinnert an Social Media Plattformen und zeigt in einem Feed alle möglichen Infos chronologisch sortiert an, die relevant sind für die Projekte, an denen Sie mitarbeiten.

Tipp: Wenn Sie Teams bereits nutzen, geben Sie mal „/wasistneu“ in Ihre Suchleiste ein – auf diese Weise sehen Sie die neuesten Änderungen an der Software und können sich über brandneue Features im Rahmen von Teams up-to-date halten.

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Wenn in einer Software die gesamte interne Kommunikation und Dateien verschiedenster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und weiterverarbeitet werden, ist natürlich der Sicherheitsaspekt grundlegend offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich dieser Zuständigkeit bewusst und sichert deshalb alle in Teams gespeicherten Dateien mit ihrer eigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Zudem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, der dafür sorgt, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf den Code haben, der erforderlich ist, um die verschlüsselten Dateien zu entschlüsseln.

Um eine sichere Übermittlung der Informationen zwischen dem Rechner des Anwenders und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine wichtige TLS- sowie SRTP-Verschlüsselung statt.

Um unseren strengen europäischen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft sämtliche personenbezogene Informationen, die ein Nutzer oder Administrator in Teams beseitigt hat, binnen 30 Tagen – und natürlich an allen Speicherorten. Hierüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre in Teams verarbeiteten Daten bei Bedarf bloß in Rechenzentren in Deutschland abzuspeichern.

Teams ist mit üblichen regulierenden Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder auch HIPAA Business konform. Um diese Standards zu erfüllen, verfügt diese Software zum Beispiel über eine team- und organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On. Dadurch ist selbst ein geschützter Gebrauch von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender möglich.

Wer super-sicher gehen will, kann zudem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. Auf diese Weise lässt sich prüfen, dass keiner – nicht mal Ordnungshüter oder Microsoft selber – Zugang auf die in Teams gespeicherten Unternehmensdaten bekommt.

Wenn Sie Interesse haben, eine solche Verschlüsselung für Ihre Teams-Nutzung im Unternehmen zu realisieren, kontaktieren Sie uns gerne. Ebenso betreuen wir Sie mit Freude, wenn Sie Ihre Datenansammlung aus Teams beispielsweise in ein deutsches Rechenzentrum bringen möchten. Wir sind Ihr Ansprechpartner bei Microsoft Teams!